BLACK FRIDAY - KLIKK HER

Internkontrollforskriften

JobBox® HMS

DET DU TRENGER FOR INTERNKONTROLL

Les hvordan JobBox som verktøy fungerer opp mot internkontrollforskriften

Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Arbeidstilsynet

Internkontrollforskriften §5

JobBox® HMS kan:

1. Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.

→  Informasjon legges i HMS-dokumenter som er tilgjengelig for alle ansatte i bedriften.
hms internkontroll

JobBox® HMS kan:

2. Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.

→  Det er vanlig å kreve at alle ansatte bekrefter at de har lest bedriftens styrende dokumenter. For å sikre at dette blir gjort kan du kreve at enkelte dokumenter signeres av de ansatte. JobBox signatur i dokumenter kan aktiveres på hvilket som helst dokument.

JobBox® HMS kan:

3. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.

→  I JobBox finnes flere verktøy for å dele informasjon. Det kan være dokumentasjon i seg selv, f. eks. ved utfylling av sjekklister, men det kan også være kommunikasjon, som meldinger, beskjeder, nyheter og infoskriv.

hms internkontroll
hms internkontroll

JobBox® HMS kan:

4. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.

→  Dokumenteres skriftlig ved å opprette dokument i HMS-dokumenter under HMS/Internkontroll. Her definerer du hvilke mål dere som bedrift har til HMS arbeidet.

JobBox® HMS kan:

5. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.

→  Kan dokumenteres på flere måter. Når man legger til ansatte bygges organisasjonskartet automatisk. Du kan også under Bedriftsinformasjon spesifisere hvem som er; HMS-ansvarlig, Verneombud, Tillitsvalgt, Kvalitetsleder og Miljøfyrtårnansvarlig. Hvordan oppgaver og ansvar skal fordeles kan beskrives i et rutinedokument som lagres i HMS-dokumenter.

hms internkontroll
hms internkontroll

JobBox® HMS kan:

6. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

→  Når du bruker verktøyet for risikovurdering, må du tildele ansvarlig under hvert tiltak som opprettes. Ved behov for større endringer kan dette registreres i verktøyet for handlingsplaner, der oppgaver videre kan følges opp av ansvarlige.

JobBox® HMS kan:

7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen.

→  Dersom det oppdages brudd på regelverk, lovverk eller bedriftens fastsatte rutiner, kan du bruke verktøyet for RUH (Rapport for Uønskede Hendelser) for registrering og overføre til bedriftens Handlingsplan for videre oppfølging. Ansvar og rutine på hvordan dette skal opprettholdes defineres i et rutinedokument som lagres i HMS-dokumenter.

hms internkontroll
hms internkontroll

JobBox® HMS kan:

8. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

→  Kan gjøres ved å bruke kartleggingsverktøy, gjerne en sjekkliste, som kan lagres og arkiveres i HMS-dokumenter. Hvor ofte dette skal gjøres og hvem som har ansvaret defineres gjerne i et rutinedokument som også lagres i HMS-dokumenter.

Ønsker du å vite mer?

Innhold og verktøy i JobBox® HMS

Maler – klar til bruk

Få tilgang til over 200 maler / eksempler som med enkle grep kan tilpasses din virksomhet. Her finner du maler for arbeidsmiljø, kontrakter, ansettelsesavtaler, ferie, fravær og egenmeldingsskjema med mer.

Verktøy for RUH

JobBox har et eget verktøy for registrering av RUH (Rapport for Uønskede Hendelser) som enkelt er tilgjengelig for alle ansatte. Å registrere en RUH er gjort på få minutter, og kan gjøres direkte på stedet med bruk av en mobiltelefon. Du kan også bruke mobiltelefonens kamera å legge ved bilder.

Maler for HMS

Inneholder maler for fastsettelse av mål for helse, miljø og sikkerhet som skal dokumenteres skriftlig ved forespørsel fra arbeidstilsynet. Oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt ved å fylle inn informasjon i systemet.

Verktøy for Avvik

JobBox har et eget verktøy for registrering av avvik. Avvik kan oppstå på lager, verksted eller kontor, og handler om å opprette saker på alle hendelser som oppstår i bedriften, og som skal utbedres. Å registrere en avvik er gjort på få minutter, og kan gjøres direkte på stedet med bruk av en mobiltelefon. Du kan også bruke mobiltelefonens kamera å legge ved bilder.

Maler for internkontroll

Inneholder maler og eksempler på dokumentasjon det stilles krav til i internkontrollforskriften. Dokumentene skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Lag oppgaver

JobBox har et eget verktøy for registrering av oppgaver. Her kan du opprette oppgaver til de ansatte, der én eller flere kan være involvert. Oppgaven havner i oppgavelisten til de involverte, og forsvinner ikke før oppgaven er utført.

Dokumenter

Last opp dine egne dokumenter. Det er ikke nødvendig å bruke tekstverktøyet i JobBox. Du kan fint laste opp Word, excel og tekstdokumenter, JobBox kan lese og vise dokumentene direkte i nettleseren.

Automatisk oppgaveliste

Alle hendelser som en ansatt blir ansvarlig for, havner i den ansattes oppgaveliste. Dersom et avvik blir opprettet, havner det i oppgavelisten, og forsvinner ikke derfra før avviket er lukket. Når avviket er lukket blir oppgaven automatisk markert som utført i den ansattes oppgaveliste.

Firmalogo på alle dokumenter

Du kan enkelt legge inn firmalogo og firmainformasjon slik at dette automatisk kommer med på alle utskrifter.

Verktøy for handlingsplan

JobBox har et eget spesiallaget verktøy for oppretting og håndtering av handlingsplaner. En handlingsplan kan også opprettes direkte fra et avvik eller en RUH, slik at man slipper å skrive inn informasjon to ganger. I tillegg vil det være en kobling mellom hendelse og handlingsplan for systematisk HMS arbeid.

Slå sammen og skriv ut

Fra HMS dokumenter kan du enkelt slå sammen og skrive ut dokumenter fra hele dokumentsenteret, og automatisk få generert innholdsfortegnelse.

Kartleggingsverktøy med sjekklister

Ved å bruke sjekklisteverktøyet i JobBox kan du utarbeide dine egne kartleggingsverktøy i ditt HMS og internkontrollarbeid. Typiske kartlegginger er fysiske arbeidsforhold, daglig drift, kontroll av anlegg og utstyr, samt vernerunder dersom virksomheten har krav til dette.

Organisasjonskart

Organisasjonskart genereres automatisk når du legger inn dine ansatte i systemet. Du kan opprette avdelinger og velge hvem som er ansvarlig for en avdeling (eller lag/arbeidsgruppe etc.).

Kartleggingsverktøy med sjekklister

Ved å bruke sjekklisteverktøyet i JobBox kan du utarbeide dine egne kartleggingsverktøy i ditt HMS og internkontrollarbeid. Typiske kartlegginger er fysiske arbeidsforhold, daglig drift, kontroll av anlegg og utstyr, samt vernerunder dersom virksomheten har krav til dette.

Medarbeidere og nærmeste pårørende

Alle ansatte kan legge inn  én eller flere pårørende, og velge relasjon. Her legger man inn kontaktinformasjon dersom det skulle oppstå noe med en ansatt. Denne informasjonen er tilgjengelig for alle ansatte i systemet, slik at en kollega raskt kan slå opp denne infoen umiddelbart ved behov.

Risikovurdering

JobBox har et eget verktøy for utarbeiding av risikovurderinger. Alle risikoforhold vurderes med sannsynlighet og konsekvens, og følges opp ved å evaluere risikoen og dermed avgjøre om og hvilke risikoreduserende tiltak som skal utføres. Alle tiltak kan tildeles en ansvarlig, som vil vises i oppgavelisten til den ansatte.

HMS-dokumentsenter

I JobBox HMS-dokumenter kan du legge inn alle gjeldende styringsdokumenter. Du finner egen kategorier for rutiner og instrukser, personaldokumenter, økonomi og selskapsinformasjon, kartleggingsdokumenter og andre dokumenter din virksomhet styrer etter.

Varslinger på SMS/E-post

JobBox sitt varslingssystem kan enkelt tilpasses etter ønske. Vi har allerede laget mange hendelser, som du og dine ansatte kan velge å motta. Hendelser vil alltid vises i JobBox sitt varslingssenter, men du kan også velge å motta viktige hendelser på SMS og/eller e-post. En hendelse er for eksempel at en RUH har blitt opprettet, eller at du er ansvarlig for å utbedre et avvik, eller fylle ut en sjekkliste for vernerunde. Du varsles umiddelbart.

Personaldokumenter

Legg inn oversikt over alle kompetanse, kursbevis og sertifikater på dine ansatte. Du kan også opprette avtaledokumenter eller lignende, og knytte dette opp mot de ansatte, som du også kan velge å dele med den aktuelle personen, slik at både bedriften og den ansatte kan se hvilken informasjon som er lagret.

Stoffkartotek

I stoffkartoteket kan du legge inn alle sikkerhetsblad og verneblad for alle aktuelle stoffer som finnes i bedriften. En enkelt oversikt gir informasjon om hvilke helsefarer hvert stoff har. Sikkerhetsblad og verneblad kan enkelt lenkes til ekstern side eller legges inn som PDF.

Vi har HMS-rådgivere

Vi har egne dedikerte HMS-rådgivere som kan bistå deg i arbeidet med å tilpasse systemet til din bedrift.

Utarbeidelse om søknad om tiltak Nabovarsler Opplysninger om tiltakets ytre rammer Koordinattabell Lokal godkjenning til kunde Kontrollere prosjektet i forhold til arealplan, lov og forskrift Utarbeide gjennomføringsplan Utarbeide beskrivelsesbrev, -selge prosjektet til kommunen Beregne utnyttelsesgraden for tiltaket/eiendommen

Totalt kontroll hjalp meg til å få på plass mitt mesterbrev. Uten deres bistand hadde det vært vanskelig å få til.
Takk for god hjelp.
Lars-Martin Norheim

Ble mester via Total Kontroll

Jeg kan stå som ansvarlig søker på mine egne prosjekter. Jeg har et kvalitetsstempel som trygger kundene og viser at jeg kan utføre jobben med kvalitet og fagkompetanse.

Jeg kan justere opp lønn da jeg har mer ansvar og kan ta meg av det administrative i byggeprosesser. I tillegg kan jeg ta på meg å ha lærlinger for opplæring og få rekruttert nye i bransjen. Bistå andre entreprenører som ikke har mesterbrev og være en ressurs for de.

Jarle Byfuglien

Ble mester via Total Kontroll

God oppfølging og hjelp med mesterpapirer.
Hjelp med id-kort.
Igangsetting og oppfølging med job-box.
Anbefales!
Sondre Stall

Ble mester via Total Kontroll

Lyst å vite mer om JobBox® HMS?